PEC società – Prevista la sospensione in caso di mancata comunicazione

L’art. 37 della Legge n. 35/2012, in vigore dal 7.04.2012, (di conversione del Decreto Legge n.5 del 9 febbraio 2012) ha eliminato la proroga precedentemente prevista al 30 giugno 2012 prevedendo invece che “L'ufficio del Registro delle Imprese che riceve una domanda di iscrizione da parte di un'impresa costituita in forma societaria che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, in luogo dell'irrogazione della sanzione prevista dall'art. 2630 del codice civile, sospende la domanda per tre mesi, in attesa che essa sia integrata con l'indirizzo di posta elettronica certificata”.

Si invitano, pertanto, le imprese costituite in forma societaria che presentano una domanda di iscrizione al Registro delle Imprese ad indicare, qualora non fosse già stato provveduto, un indirizzo di posta elettronica certificata, pena la sospensione della pratica per un massimo di tre mesi; dopo tale termine l'ufficio irrogherà la sanzione pecuniaria prevista dall'art. 2630 del codice civile contestualmente alla trascrizione della domanda.

Comunicazione PEC: importanti indicazioni operative del M.I.S.E

l Ministero dello sviluppo Economico con la Circolare 3645/C del 3.11.2011 ha fornito delle indicazioni operative relative all'obbligo della comunicazione della PEC da parte delle società:

la comunicazione inoltrata dopo il 29.11.2011 comporta l'applicazione delle sanzioni previste dall'art. 2630 del codice civile in capo al legale rappresentante della società stessa;
obbligate alla comunicazione sono:

società di capitali e di persone;
società semplici;
società in liquidazione;
società estere che hanno in Italia una o più sedi secondarie

3. è possibile comunicare la PEC di uno studio professionale che assiste l'impresa negli adempimenti burocratici, oppure una PEC di un'altra società alla quale la società obbligata all'adempimento sia giuridicamente o economicamente collegata.

La Circolare del Ministero non menziona le società sottoposte a procedure concorsuali; la Camera di Commercio di Avellino, tuttavia, ritiene utile conoscere, anche per queste società, un indirizzo di PEC e a tal fine invita tutti i curatori fallimentari e gli altri soggetti eventualmente interessati, a comunicare la PEC (anche la propria personale) relativamente alle suddette società.

Scarica la Circolare MISE 3645/C del 3.11.2011

Pec obbligatoria per tutte le società entro il 29.11.2011

Entro il 29 novembre 2011, tutte le società iscritte nel Registro Imprese dovranno dotarsi di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC), per una migliore comunicazione tra imprese e altri enti, in particolare per la semplificazione di scambi con la Pubblica Amministrazione. L'utilizzo della PEC è, infatti, una pratica utile in termini di efficienza e di risparmio economico sia per le imprese che per la Pubblica Amministrazione e consente una notevole semplificazione nella gestione dei processi.

Sono tenuti ad iscrivere la PEC al Registro Imprese le società di persone e capitali, mentre sono escluse dall’obbligo le imprese individuali e tutte le imprese che non sono costituite in forma societaria. In conformità all’art 6 legge n. 2 del 28/01/2009 di conversione del D.L. 185/2008 l’obbligo di dichiarare al registro delle imprese l’indirizzo PEC è già in vigore per le società di nuova costituzione, dal 20 novembre 2008 mentre le società già iscritte dovranno provvedere all’adempimento obbligatoriamente entro il 29 Novembre 2011.

Le imprese che devono iscrivere o modificare il proprio indirizzo PEC possono operare tramite la Comunicazione Unica, utilizzando le funzioni semplificate di ComunicaStarweb: è necessario registrarsi e disporre di una firma digitale; in alternativa le imprese possono rivolgersi alla propria Organizzazione imprenditoriale o al professionista di fiducia.

L’iscrizione e le eventuali successive variazioni dell’indirizzo di posta elettronica certificata nel Registro delle Imprese sono esenti da poste di bollo, diritti di segreteria e tariffe. Pertanto, tale comunicazione non prevede oneri e costi ulteriori per le Imprese. Dalla fine di settembre è presente un box informativo nella ricevute di Comunicazione Unica per ricordare alle imprese l’obbligo di dichiarazione della PEC .

La compilazione della pratica di comunicazione della PEC dovrà avvenire secondo le regole di compilazione attuali della modulistica R.I.: dovrà essere prodotta una pratica in formato elettronico di tipo “Comunicazione Unica” avente come destinatario l’ufficio del Registro delle Imprese e la relativa modulistica completa di distinta in formato pdf. La pratica dovrà essere sottoscritta con firma digitale.

Accedendo al sito www.registroimprese.it (cliccare su breaking news) si possono conoscere le procedure da seguire per l’adempimento. Dal 10 ottobre, oltre ai tradizionali strumenti Comunica-Starweb e Comunica Fedra, è disponibile una procedura semplificata e gratuita (cliccando su "Iscrivi subito la Pec al Registro Imprese), riservata ai legali rappresentanti delle società muniti di firma digitale e già in possesso della PEC della società, che consentirà la comunicazione della PEC in modo veloce, sicuro e autonomo.

COME FUNZIONA LA PROCEDURA SEMPLIFICATA.

Il legale rappresentante della società avrà accesso alla procedura semplificata. Tale procedura non prevede né registrazione, né autenticazione ma soltanto l’inserimento del CF dell’impresa, del CF del dichiarante e, infine, dell’indirizzo PEC da iscrivere al R.I. La procedura effettuerà i dovuti controlli automaticamente e, successivamente, genererà una pratica di Comunicazione Unica con ulteriori dati recuperati, sempre in automatico, dal R.I.: denominazione società, cognome e nome del legale rappresentante ecc. Il dichiarante dovrà firmare digitalmente la pratica. Si ricorda, a tal proposito, che la Camera di Commercio rilascia gratuitamente la firma digitale al primo degli amministratori della società che ne fa richiesta.

La pratica, generata secondo il modello S2 riquadro 5, viene inviata al R.I.. La procedura, a questo punto, avrà già verificato la validità dell’indirizzo da iscrivere, la titolarità della carica di legale rappresentante del dichiarante nella società e la validità della firma digitale e la pratica potrà quindi essere tratta utomaticamente per la sua evasione.

Si ricorda che i canali tradizionali per la dichiarazione della PEC al Registro Imprese, come ComunicaStarweb, Comunica Fedra e software di altri produttori, restano attivi e sarà resa disponibile una “Guida alla compilazione della pratica di dichiarazione PEC”.

Le imprese possono, inoltre, usufruire dei servizi dei gestori che rilasciano PEC, ma sarà comunque necessaria la firma digitale del rappresentante.

In sintesi

Una pratica per la dichiarazione della PEC avrà le seguenti caratteristiche:

Pratica ComUnica con unico Ente destinatario il R.I.;
Modello Base S2, riq. 5, con la compilazione del solo indirizzo PEC (fatto dall’unione del “nome casella” e “dominio casella” senza indicare il carattere speciale “@”);
Eventuale Modello note (XX) per la dichiarazione di incarico ricevuto da parte del professionista;
Firma digitale del titolare/delegato dell’Impresa apposta sulla “distinta Comunica” e “distinta Fedra”;
Eventuali altri allegati alla pratica (es. procura, documento di identità).

Si ricorda che, utilizzando ComUnica per l'invio delle pratiche, la PEC viene attivata gratuitamente per un anno, diversamente è possibile acquistarla direttamente on line per il tramite di uno qualsiasi dei gestori accreditati, il cui elenco è pubblicato sul sito www.digitpa.gov.it.

Dal 1° Aprile 2010 la Comunicazione Unica per l'avvio d'impresa diventa obbligatoria per gli adempimenti verso Inps, Inail, Agenzia delle Entrate e, naturalmente, Registro delle Imprese: un unico modulo dichiarativo, che sostituisce i quattro precedenti, rende di fatto più snello l'iter burocratico per le aziende. L'Ufficio del Registro delle imprese della Camera di Commercio si fa carico di trasmettere agli altri Enti le informazioni di competenza di ciascuno.

Grazie a ComUnica, le camere di Commercio diventano davvero il "front office" per tutte le registrazioni nel registro Imprese, per l'attribuzione del codice fiscale o della partita IVA, ai fini previdenziali, assicurativi e dell'Albo Artigiani.

Nota bene: Il MISE, con nota del 12 aprile scorso, è intervenuto in merito ai diritti di segreteria dovuti nel caso della Comunicazione Unica, facendo le seguenti precisazioni: - se la Comunicazione Unica contiene esclusivamente domande di contenuto previdenziale, assistenziale e fiscale, per la sua presentazione, non sono dovuti diritti di segreteria alle camere di commercio; - se un'impresa, per effetto della Comunicazione Unica, si scrive INATTIVA e presenta successivamente la dichiarazione di inizio attività, per questa seconda pratica non paga alcun diritto di segreteria, in quanto non è oggetto di una specifica attività istruttoria, ma può essere considerata una integrazione documentale della prima pratica. In tal senso si è espressa anche l'agenzia delle Entrate rispetto al'imposta di bollo (cfr. Risoluzionen, 24 del 29 marzo 2010).

La procedura e' esclusivamente telematica (anche per le imprese individuali) e prevede l'utilizzo:

• del software ComUnica e FedraPlus 6.5.1 per la compilazione delle pratiche di società, escluse quelle relative al trasferimento di sede nell'ambito dello stesso Comune, ad attività ed unità locali e alla richiesta di cancellazione senza intervento del Notaio; • dell'applicativo Starweb per tutti i restanti adempimenti, con particolare riferimento alle imprese individuali;

• della firma digitale della pratica;

• della posta elettronica certificata (PEC). Per maggiori informazioni sulla posta elettronica certificata (PEC) è possibile visitare il sito www.digitpa.gov.it. Ai fini della trasmissione della pratica, se il titolare non è munito di firma digitale, può essere utilizzato il modello di "procura" scaricabile dal sito, con il quale l'imprenditore conferisce al professionista o ad altro intermediario l'incarico di sottoscrivere digitalmente e presentare per via telematica la comunicazione. Il modello prevede che l'utente indichi l'indirizzo di PEC, nel caso di impresa individuale che ne sia sprovvista, la richiesta può essere inoltrata direttamente con l'applicativo "ComUnica" e la camera di Commercio destinataria della domanda provvederà all'assegnazione di una casella di posta elettronica certificata senza costi per l'impresa, con una validità temporanea (3 mesi).

Assistenza

Le Camere di Commercio hanno predisposto il sito www.registroimprese.it dove è possibile:
• avere tutte le informazioni e gli strumenti necessari;
• registrarsi per ottenere le credenziali di accesso;
• spedire una Comunicazione Unica e seguirne lo stato di avanzamento;
• visionare un filmato introduttivo e un corso pratico in modalità e-learning;
• accedere tramite link ai siti degli altri Enti e ai contatti per ricevere assistenza.

Il sistema, oltre che dal sito www.registroimprese.it, è accessibile anche dalla home-page di Unioncamere (www.unioncamere.it ), Inail ( www.inail.it ), Inps (www.inps.it), Agenzia delle Entrate (www.agenziaentrate.gov.it).

Per ogni dubbio sono inoltre a disposizione:

la GUIDA OPERATIVA il Call Center ComUnica 199.50.20.10

fornisce informazioni dal lunedì al venedì dalle 8.00 alle 20.00 ed il sabato dalle 9.00 alle 13.00

call senter La tariffa da rete fissa è di 14.2 cent/min lun-ven (8.00-18.30) e sab (9.00-13.00) e di 5.6 cent/min nelle altre fascie orarie. La tariffa da rete mobile varia in funzione del gestore e del piano tariffario.